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Bilingual Executive Assistant (expired)

Rhino Digital

Rhino Digital

Job ID
133403
Location
Osaka, Osaka
Post date
Jun 28, 2019
Industry
Other
Function
Executive Assistant, Secretarial, Receptionist
Work Type
Full Time / Experienced (Non-Manager)
Salary
¥350,000 ~ ¥500,000 / Month
  • Negotiable

Requirements

  • English: Fluent
  • Japanese: Fluent
  • Must currently reside in Japan
  • Have prior experience working in an assistant role.

Description

We are seeking an Executive Assistant to help with a variety of personal tasks.

This is a full time, contract position, paying 350,000-500,000 yen per month plus reimbursement for transportation expenses, a month paid vacation, and iPhone/iPad paid for. There's no office and you won't be required to come to an office, but will need to have almost continuous availability (either in person or via electronic communication), because you'll be working with me day to day as my schedule is constantly changing and is rarely fixed or known in advance. You will also occasionally be required to travel suddenly without advanced warning.

【Main duties】
・Travel Planning (occasional travel is also required, expenses paid)
・Errands (examples: clothes to the cleaners, arranging various services such as maids, drivers, and/or cooks, placing orders online to ensure certain home goods are never out of stock)
・ Translation (English/Japanese, bonus if you can also speak Mandarin!) both in-person and written
・Document assistance (bills, basic forms, etc)
・Other similar tasks

【 Benefits 】
・Transportation fee
・All equipment:iPhone, iPad, etc will be paid by the company.
・One month paid vacation per year (taken a maximum of one week at a time, with one-month advance notice)
・Twice-yearly raises based on the performance

【Location】
Osaka- Matsuyamachi Station

【Requirements】
・Speak, read, write, and type English and Japanese fluently (even better if you can also speak Mandarin!)
・Have prior experience working in an assistant role
・Have incredible attention to detail
・Be fantastic at thinking for yourself and problem solving, as well as at finding new ways to save me time and effort
・Be an iOS power user: extremely familiar and comfortable with Apple iOS products, preferably to the point of being able to create basic automation tasks using Shortcuts.
・Be familiar with various basic professional software and be willing to quickly learn and master basic productivity platforms like Shortcuts for iOS, Asana, Typeform, Airtable, and Quip. You aren't required to have prior knowledge of these platforms, but you will need to master them quickly.
・Be willing to work in a flexible, fluid position with no fixed schedule
・Be very communicative and responsive no matter what time of day it is (should be available weekends, night, holidays, etc)
・Be efficient, and be able to create new ways to improve efficiency both for yourself and for me
・Be extremely familiar with Japan (a Japanese citizen or resident of at least several years)
・Maintain professional dress and appearance
・Live within 20 minutes of Matsuyamachi Station in Osaka (relocation assistance are available).
・Be willing to relocate anywhere in Japan if required (expenses will be paid)

When applying, Write down the cover letter of why you feel you'd be a good fit in a maximum of 750 words. Thank you!


私たちはエグゼクティブアシスタントとし幅広く対応していただける方を募集します。

正社員のポジションで、月給350,000〜500,000円をお支払いします、さらに福利厚生として、交通費、1ヶ月の休暇、およびiPhone / iPadの電子機器を支給します。 オフィスがなく、通勤する必要はありませんが、日々担当者と仕事をすることになるので、直接または電子通信によるコミュニケーションが常にできる状態であることが重要です。
スケジュールの変化・調整に臨機応変に対応できることを重視します。
場合によっては、急な出張を依頼する可能性もあります。

【主な業務内容】
・旅行・出張の手配/計画/調整(出張同行いただく場合もあります、交通費はもちろんお支払いします)
・プライベートの手配(例:洗濯、メイド、運転手、料理人などの様々なサービスの手配、特定の家庭用品が在庫切れにならないようにオンラインで注文)
・英日の翻訳・通訳 中国語が話せれば尚良し
・文書作成・管理の補助(領収書や各文書など)
・その他似たようなタスク
  
業務範囲が多岐に渡るため、柔軟な対応が求められます。

【 福利厚生 】
・交通費全支給
・すべての電子機器:iPhone、iPadなどは会社が支給・負担します。
・年間1ヶ月の有給休暇(一度に最大1週間、1ヶ月前に事前通知をお願いします)
・能力・経験に基づいて年間2度の昇給

【勤務地】
大阪松山町駅

【応募条件】
・英語と日本語の言語レベルが流暢、読み書きに問題がない方(中国語対応もできる方であれば尚良し)
・アシスタント業務の経験ある方
・綿密で、細部まで注意を払うことができる方
・自ら積極的に問題解決を行い、仕事を効率化できる方
・Apple iOS製品に精通している方。ショートカット等を使用しタスクを効率化できる方。
・iOS、Asana、Typeform、Airtable、Quipなどの基本的な生産性プラットフォームについて、学ぶ意欲がある方。プラットフォームの予備知識を持っている必要はありません
・臨機応変に働ける方・すぐにコミュニケーションが取れる方(週末、夜、休日などにも対応できる方)
・効率的になり、自分と私の両方に効率を改善するための新しい方法を生み出すことができる
・日本(日本人または5年以上、日本に住んでいる方)に馴染んでいる
・プロフェッショナルかつ丁寧な応対ができる
・大阪の松山町駅から20分圏内に住んでいる(引っ越し費用全額もしくは一部支給)
・必要に応じて日本のどこにでも引っ越しができる方(引っ越し費用全額もしくは一部支給)

応募する際は、最大750語以内であなたがこの仕事にぴったり合うと思う理由をカバーレターに記載してください。 ご応募お待ちしております!

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This job is no longer available.

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