Duty Manager - Assistant Head of Department - Hilton Nagoya

Hilton Nagoya (ヒルトン名古屋)

Company

Hilton Nagoya (ヒルトン名古屋)

Job ID

154371

Location

名古屋市, Aichi, Japan

Post date

Dec 25, 2024

Industry

Tourism / Travel / Hospitality

Function

Hospitality, Hotel, Restaurant, Tourism

Work Type

Full Time / Manager (Manager/Supervisor of Staff)

Salary

¥4.0M ~ ¥4.5M / Year

• 経験により決定いたします。

As the Duty Manager, you will be responsible for performing the following tasks to the highest standards:

• Interview, select, train, supervise, evaluate, counsel, and administer disciplinary procedures for Front Office team members.
• Review VIP reservations and ensure the proper handling of VIPs and groups, administering amenity orders, and managing incoming guests.
• Check room availability, manage special reservation requests, review rate changes for in-house guests, and update the system.
• Manage the Front Office team, resolve guests’ concerns, and implement resolutions by using discretion and judgment.
• Take responsibility of the hotel as the Duty Manager in the absence of the Assistant Front Office / Front Office Manager.
• Act as a coach and mentor to team members, reinforcing standards and expectations and motivating team members to strive for established targets.
• Be involved with succession planning and development of high potential team members to ensure that all team members are trained to progress to the next level of their career.
• Contribute to the hotel and team by sharing new ideas and suggestions for improvements, being innovative and creative to provide quality service and customer care to team members and guests.
• Handle complaints promptly and efficiently, take necessary action, and report to the Front Office Manager for follow-up as necessary.
• Act as the first point of contact and liaison for VIP guests, ensuring that they are treated personally and recognized as an individual.
• Allocate rooms in accordance to guests’ reservations, preferences and remarks, maintaining a systemized and sales focused approach to room inventory management.
• Apply Hilton’s brand standards in every action, acting as a role model and example of how the standards should be carried out in a practical setting.
• Up to date with information on facilities, attractions, places of interest, sights and activities in and around the hotel.
• Ensure communication, coordination and cooperation between the Front Desk and other operating departments, specifically Housekeeping, F&B and Accounts.
• Pass on information effectively, ensuring that all necessary details are communicated to the intended person and that any pending action is completed, and guest satisfaction is confirmed.
• Conduct daily briefings, shift handovers, attend meetings and effectively communicate information to team members.
• Ensure that the Front Office Manager is kept aware and up to date of operational issues.
• Comply with Health & Safety, Emergency Management, Disaster manuals, Fire procedures and regulations.
• Be a member of the firefighting team and act accordingly.
• Adhere to the company’s credit policy at all times when handling cash, credit card transactions, providing currency exchange services, third-party payments for rooms, meetings, F&B and other.
• Follow-up on outstanding accounts to ensure no loss of revenue and secure method of payment for upcoming reservations.
• Adhere to the hotel’s security and emergency policies and procedures.
• Carry out any other reasonable duties and responsibilities as assigned.

Required Skills

A Duty Manager serving Hilton Brands is always working on behalf of our Guests and working with other Team Members. To successfully fill this role, you should maintain the attitude, behaviours, skills, and values that follow:
• Able to read, write, speak and understand both Japanese and English to communicate effectively with guests and employees.

• Able to effectively deal with internal and external customers, some of whom will require high levels of patience, tact and diplomacy to defuse anger, collect and analyze accurate information and resolve conflicts.
• Strong interpersonal skills to provide overall guest satisfaction.
• Excellent mathematical comprehension to understand and interpret numbers as they apply to operations in hotels.
• Thorough organization and supervisory skills.
• Proficient in accomplishing tasks.
• Able to work under pressure and deal with stressful situations during busy periods.

In addition, other positions such as Reception, Food & Beverage are also available.


職務内容
デューティ・マネージャーは、フロントオフィス・マネージャーを補佐しフロントオフィス業務全般の管理・運営を補佐し、収益性、コスト、品質基準を管理し、ゲストの皆様にご満足いただけるよう努めます。
ゲストリレーション部門の日常業務を効率的に調整し、最前線でリーダーシップを発揮し、以下の業務を最高水準で遂行する責任を負っていただきます。

- チームメンバーに明確な指示を与え、パフォーマンスを観察し、改善を促すため、口頭および書面にて効果的にコミュニケーションを図る。
- VIPゲストの予約を確認し、VIPやグループの適切な対応、アメニティ注文の管理、来客管理を行う。
- 客室の空き状況を確認し、、特別予約リクエストの管理、社内ゲストの料金変更を確認し、システムを更新する。
- フロントオフィスチームを管理し、ゲストの懸念事項を解決し、裁量と判断力を使いながら解決策を実行する。
- アシスタント・フロントオフィス／フロントオフィス・マネージャー不在時には、デューティー・マネージャーとしてホテルの責任を負う。
- チームメンバーのコーチおよびメンターとして行動し、基準と期待を強化し、チームメンバーが確立された目標に向かって努力するよう動機付ける。
- すべてのチームメンバーが次のレベルへキャリアアップできるよう、後継者育成プランニングと潜在能力の高いチームメンバーの育成に携わる。
- チームメンバーとゲストに質の高いサービスとカスタマーケアを提供するために、新しいアイデアや改善案を共有し、革新的かつ創造的であることで、ホテルとチームに貢献する。
- 苦情を迅速かつ効率的に処理し、必要な措置を講じるとともに、必要に応じてフロントオフィスマネージャー報告し、フォローアップを行う。
- 問題解決にご満足いただけるよう、ゲストのフォローアップを行う。
- VIPゲストの最初の窓口となり、ゲストが個人として扱われ、認識されるようにする。
- ゲストの予約、好み、発言に従って客室を割り当て、客室管理に対する体系化された営業重視のアプローチを維持する。
- すべての行動においてヒルトンのブランドスタンダードを適用し、実践の場においてスタンダードをどのように実行すべきかの模範となる。
- ホテル周辺の施設、アトラクション、名所、観光スポット、アクティビティに関する最新情報を把握していること。
- フロントデスクと他の運営部門（特にハウスキーピング、飲食、会計）とのコミュニケーション、調整、協力を確実に行う。
- 情報を効果的に伝達し、必要な詳細がすべて目的の人物に伝わり、保留中のアクションが完了し、ゲストの満足度が確認されるようにする。
- 毎日のブリーフィング、シフトの引き継ぎ、ミーティングへの出席、チームメンバーへの効果的な情報伝達を行う。
- フロントオフィスマネージャーに業務上の問題点を常に把握させ、最新情報を提供する。
- 安全衛生、緊急事態管理、災害マニュアル、火災の手順と規則を遵守する。
-消防チームの一員となり、それに従って行動する。
- 現金、クレジットカード取引、両替サービスの提供、宿泊、会議、飲食、その他に対する第三者からの支払いを取り扱う際は、常に会社のクレジットポリシーを遵守する。
- 未収金のフォローアップを行い、収益の損失がないようにし、今後の予約の支払い方法を確保する。
- ホテルのセキュリティおよび緊急時のポリシーと手順を遵守する。
- その他、割り当てられた妥当な職務と責任を遂行すること。

また、レセプション、Food & Beverage、その他ポジションも同時募集しております。


必要なスキル

ヒルトンブランドを担当するデューティ・マネージャーは、常にゲストのために働き、他のチームメンバーと協力します。この職務を成功させるには、次のような態度、行動、スキル、価値観を維持する必要があります：

- 日本語及び英語を読み、書き、話し、理解し、ゲストや従業員と効果的にコミュニケーションをとることができる。
- 社内外の顧客と効果的に接することができ、正確な情報を収集・分析し、対立を解決するために高い忍耐力、機転、外交能力を必要とする顧客もいます。
- 総合的な顧客満足を提供するための対人スキルが高いこと。
- ホテルのオペレーションに適用される数字を理解し、解釈する数学的理解力。
- 徹底した組織力と監督能力。
- 業務遂行能力に長けている。
- プレッシャーの中で仕事をし、繁忙期のストレスフルな状況に対処できる。
-ホテルでのフロント業務経験5年以上
- ホスピタリティがある方。ボランティアで最高のおもてなしを提供できる方。
- 誠実であること。常にやるべきことをやる。
- リーダーシップ。業界とコミュニティの両方でリーダーとなるよう努力する。
- チームワーク。すべての仕事において、チームワークの精神を積極的に推進する。
- オーナーシップ: 自分の行動に責任を持ち、決断する。